企业在商旅管理中如何让差旅政策更有效

商旅动态2019-02-25 21:22:49



       目前我国多数企业缺乏差旅管理意识,差旅费用的报销流程复杂繁琐,财务人员的工作量巨大,出差员工差旅费用控制薄弱,管理效率低下。程腾国际商旅认为实施现代化差旅管理是改变现状的最佳方法,要想实现差旅管理的现代化,首先要建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策。

        一个企业的政策包含员工出差的审批、出差员工的职责、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、出差餐饮条款、报销程序条款、可选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等十分细致的条款。

        制定差旅政策要在分析以往差旅费用的基础之上,要在节约成本和员工满意度之间找到平衡,还应体现企业文化,更要细致入微。理想是丰满的,但现实是骨感的,差旅政策制定一方面并不能很好的平衡成本节约和员工满意度,另一方面也由于其“细致入微”而难以落地执行。

        具体以程腾国际商旅某客户企业为例, 该企业为200余人的互联网企业,根据企业发展制定了详尽的差旅政策,但是在落地过程中出现了许多中型企业会遇到的问题:差标问题由于过于细致并没有很好地得到执行,同时超标问题无有效解决措施,一方面差旅费用高居不下,另一方面员工满意度急剧下降,直接加剧了公司的人员流动。对于这种情况,程腾国际商旅的建议是:

        一、利用大数据重新制定差旅政策,通过分析差旅行业的大数据,和该企业以往的差旅费支出找出规律性的出差行为,从源头上进行成本控制。首先行业数据表明:

        ①机票预订时,大部分的差旅购票折扣在0.8~1.0之间,基本上5折以上的机票,对你的员工出行总体带来的成本节省会远远大于你要选择一个更灵活的票价,以使得你有后续的可以改签的条件的优惠。

        ②酒店预订时,一线城市酒店价格集中在400~500元区间,新一线城市、二线城市酒店价格集在200~300元区间,三线城市的酒店价格集中在180元左右。

        ③出行工具选择上, 200-800km的中长距离路线中,更多人选择铁路;800-1200km的区间内,选铁路和飞机的差旅人群比例相差仿佛,略有波动;1200km以上,飞机的选择比例则越来越高。

        其次,通过该企业以往差旅数据发现,差旅费用①主要集中在深圳、上海、北京之间的机票和酒店,机票花费占比57%,酒店占比31%。②具体到预订时间发现,49.3%的预订由于没有提前享受不了最优惠价,43.2%的机票预订为了节约成本选择晚上10点-凌晨5点的航班,员工满意度较低。③具体到部门花费,销售部门占比83%,其中花费最多的销售小组并不是业绩最好的小组,一方面是供应商和提前预订问题,另一方面则发现存在不合规现象。

        针对企业这些情况,结合行业大数据,该企业除了调整各级城市差旅标准外,还增加了提前预订等行为,以便获得更好的折扣,同时还能选择更方便的时间段;将以往的个人垫付改为企业支付功能,同时以在线出差审批为前提,从根源上杜绝了不合规现象。

        二、根据企业的个性化需求,将差旅政策嵌入到差旅系统中,通过技术手段在日常预订、流程管理、支付方式等解决超标问题、并平衡解决成本和员工满意度之间的矛盾。

        1、将差旅预订嵌入系统,包括该员工的出差标准、提前预订、最低价预定等,一方面解决落地难问题,另一方面也解决了超标问题。首先程腾国际商旅是多平台,将手机APP、微信和PC相结合,随时随地可以申请出差、查询、预订及退改;其次管理员可设置政策中的规则、流程、权限、角色等,可按部门、级别、职能等个性化差标并将在线强制标准与个性化相结合;再次,强制提示提前预订和最低价预定,如未按此操作,则需要填写原因,审批时显示非最低价并提示价差,管控差旅合规性,方便后期数据分析反馈。

        2、借助专业差旅系统平衡成本和员工满意度,主要是简化差旅审批、简化报销流程、通过混合支付提升员工满意度。以往的差旅审批要么员工先垫付后报销,要么先走流程再预定,不管效率还是员工满意度都极低,而程腾国际商旅通过线上审批流程,最快80秒完成出差审批-预订-出票等流程。

        最后,程腾国际商旅认为差旅政策的高效落地,一方面在于解决企业节约成本和提高员工满意度之间的矛盾,制定出更符合员工出行需求的差旅政策;另一方面是加强企业内部和服务商的协作,加强和服务商、员工的沟通,将服务商系统与自身需求相结合,同时注意对企业员工进行差旅政策的培训,确保差旅政策的顺利实施。  



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